كيف أكتب خطاب التوصية ؟
ما هو خطاب التوصية
خطاب التوصية هو رسالة يكتبها شخص ذو مكانة أكاديمية أو مهنية، مثل أستاذ جامعي أو مدير مدرسة أو مشرف في العمل، يوضح فيها مهارات ومؤهلات الشخص المُرشَّح، ويجب أن يعكس فيها جدارته وقدراته، والأهم من ذلك، يعبر عن ثقة الكاتب في قدرات المرشح.
أهمية خطاب التوصية
يوضح أن لديك دعم وتقدير من شخص مرموق وذو خبرة أكاديمية.
يساعد المسؤولين عن المنحة في رؤية مهارات وقدرات غير ظاهرة في الوثائق الرسمية، مثل الشخصية القيادية والعمل الجماعي والحس الإبداعي.
في بعض الأحيان، يكون الخطاب هو الفيصل بين المتقدمين، خاصة إذا كان يحتوي على تفاصيل فريدة ومميزة.
قبل أن نتعرف على كيفية كتابة خطاب التوصية، يجب أن نعرف أن هناك نوعين من خطابات التوصية، وهما:
الخطاب الأكاديمي: وهو صادر عن المؤسسات التعليمية المختلفة، مثل المدارس أو الجامعات أو المعاهد.
الخطاب الاجتماعي: يصدر من المؤسسات الاجتماعية مثل المنظمات أو المبادرات أو أي مشروع اجتماعي.
في معظم المنح، يُطلب من المتقدم تقديم من خطاب واحد إلى ثلاثة خطابات توصية، لذلك من الأفضل أن يكون لديك على الأقل خطابين.
خطوات كتابة خطاب توصية مميز
1- المقدمة
تبدأ المقدمة بالتحية، ويمكن تخصيصها للجهة المعنية، ولكن إذا كنت ستقدم الخطاب لعدة منح، فيمكن أن تكون التحية “إلى من يهمه الأمر” أو “إلى لجنة القبول”. يشمل الجزء الثاني من المقدمة فقرة يقدم فيها الكاتب نفسه، وهويته، وخبرته، ومهنته، وكذلك طبيعة العلاقة التي جمعته بالمرشح والانطباع الأول عنه. توضيح المؤهلات في البداية يعزز ثقة القارئ بالكاتب، وهذا هو المطلوب.
2- وصف الطالب (المؤهلات الأكاديمية، المهارات الشخصية، الإنجازات أو الجوائز)
يجب أن يحصل الكاتب على فكرة شاملة عن المؤهلات الأكاديمية للطالب، من خلال بيان درجاته ومعدله التراكمي. الإشارة إلى مشاركة الطالب في الأنشطة أو المجالات المتنوعة التي تعبر عن مهاراته وسماته الشخصية مثل الأندية الرياضية أو الفنية، ومجالات الكتابة أو التصميم. يجب أيضًا الإشارة إلى رغبة الطالب في التخصص الأكاديمي المحدد وخبرته فيه، وذكر اهتمامه بالتطور الأكاديمي. كما يجب مناقشة الجوائز وشهادات التقدير إن وجدت.
ذكر مواقف تؤكد قدرات الطالب
يمكن سرد مواقف حياتية تظهر قدرة الطالب على اتخاذ القرارات والالتزام، مثل سرد قصة تحقيقه لهدف معين أو نجاحه في مهمة.
التأكيد على التوصية
يجب استخدام عبارات واضحة وقوية لدعم التوصية بالطالب، مثل “أوصي به بشدة”. ويجب الإجابة على سؤال: “لماذا هذا الطالب مناسب للمنحة؟ وما الذي سيضيفه؟”
الخاتمة
تشمل كتابة معلومات التواصل الخاصة بالكاتب، مع عرض تقديم أي معلومات إضافية عند الحاجة. كما تُختتم الرسالة بتحية مثل “أطيب الأمنيات” أو “مع خالص الشكر والتقدير”.
نصائح هامة
البداية بعنوان الرسالة.
خطاب التوصية يمكن أن يكون من صفحة إلى صفحتين.
يمكن كتابته بأي لغة، ولكن يُفضل أن يكون باللغة الإنجليزية.
يجب عليك توفير جميع المعلومات المطلوبة والمهارات _للشخص أو الجهه المُعينة _التي تود ذكرها ليكون الخطاب مثاليًا.
تأكد من خلو الخطاب من الأخطاء اللغوية والنحوية.
يجب أن يكون التوازن موجودًا بين المهارات الأكاديمية والمهنية وبين سمات الطالب الشخصية.
يجب أن يكون الخطاب إيجابيًا دون مبالغة، ليكون واقعيًا وصادقًا.
